選手包定完賽先派？慈善跑毛巾數量同現場派發最易漏的5件事

大型慈善跑最容易出問題的，未必是毛巾本身，而是慈善跑毛巾數量及現場派發方式沒有提前計好。報名有1,000人，到底應該訂1,000條、1,050條，還是另外把工作人員及嘉賓分開計？

如果你仍在處理整個慈善跑毛巾項目，可以先看 慈善跑毛巾主辦方完整準備指南。 本文則專門集中處理「數量」與「怎樣派」。

1. 報名人數只是第一個數字

計算慈善跑毛巾時，可以先將人數拆成幾個群組，而不是全部放在一個總數裏。

• 正式參加者。
• 工作人員。
• 義工。
• 嘉賓及Sponsor代表。
• 媒體或合作伙伴。
• 後備。

如果活動仍然接受報名，亦要確認最終鎖定人數的日期，不要今天按800人落單，幾日後才發現報名已經增加到950人。

2. 放入選手包：最容易管理，但要提早完成

如果毛巾會預先放入選手包，優點是報到時一次派發，現場流程相對簡單。但主辦單位需要更早收到貨，因為仍要預留：

• 點算總數。
• 拆箱及分類。
• 放入每個選手包。
• 運送到報到地點。

因此「活動日期」與「最遲需要收到跑步活動毛巾的日期」通常不是同一日。

3. 完賽區派發：要先想好動線

如果毛巾主要讓參加者完成活動後擦汗，放在完賽區派發會更加符合使用场景，但現場管理亦要提前安排。

例如：

• 是否每位完賽者只取一條？
• 是否需要憑號碼布、手帶或其他方式領取？
• 幾個派發點才不會形成長隊？
• 剩餘毛巾最後由誰回收及點算？

4. 工作人員及VIP最好不要到最後才臨時抽貨

常見情況是參加者數量計得很準，但活動前突然需要從參加者庫存中抽一批給工作人員、嘉賓或Sponsor，最後正式派發時才發現數量不足。

如果已知道不同組別需要毛巾，最好一開始就分開列數：

5. Sponsor數量及Logo版本亦要同步確認

如果活動有冠名贊助商或多個合作單位，除了預留相應的活動毛巾數量，亦要確認最後印刷版本已經通過所有必要批核。

多Logo活動尤其容易出現「數量已確認，但圖稿仍未完成」的情況。相關处理方法可以查看 慈善跑Sponsor Logo完稿及批核指南。

活動前最後一次點數

毛巾到貨後，不要直接整箱搬到活動場地。建議按派發用途先分類，例如：

• 選手包。
• 完賽區。
• 工作人員。
• 嘉賓及Sponsor。
• 後備。

如果運動毛巾訂製數量較大，提前把不同用途分箱或貼上標示，現場通常會比全部混在一起更容易管理。